英語ビジネスメールのテンプレート

海外拠点の同僚やお客さんとメールでやり取りを行う機会必要のある方も増えていると思うので、英語でメールを送る際のテンプレートをいくつか紹介したいと思います。

バリバリの欧米企業でなければ、多少マナーが間違っていても早く処理する方が重要な気もしますが、基本を知っているに越したことはないと思うので、是非参考にしてみてください。

英話学習はとにかく日々の生活に英語を取り入れまくることが重要です。
隙間時間を有効利用して、ガンガン勉強していきましょう!

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英語ビジネスメールのテンプレート

サンプル

Dear Mr Mitchell,

 

I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.

 

First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current issues with the delivery system are, and confirm when you expect them to be resolved.

 

In addition, at the end of our last meeting we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.

 

Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? In particular, we would like to have confirmation if the cost of parts and labour are included in the package? We require this information as soon as possible.

 

And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.

 

I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.

 

I look forward to hearing from you.

 

Yours sincerely,

 

Ian McAdam
Development Manager

 

引用元:blairenglish (Business Email Examples)

ポイント

①タイトル

今回タイトルはサンプルに載っていないのですが、目的を簡潔に示すものであればなんでも良いです。上のメールの場合だと、“Confirmation of current situation with the Skipton Airport Project”とかで良いと思います。

②宛先

日本だと、“○○株式会社、営業部、○○様”と書く部分のことですが、こちらは下記をご参照ください。

男性に送る場合
→Dear Mr. 男性,

女性に送る場合
→Dear Ms. 女性,

特定の役職の人に送る場合
→Dear Marketing Director,

特定の部門等に送る場合
→Dear Customer Service,

担当不明の場合
→To Whom It May Concern,
Dear Sir or Madam,

担当不明だが男性とわかっている場合
→Dear Sir,

担当不明だが女性とわかっている場合
→Dear Madam,

③書き出し

書き出しは、自己紹介をすべき関係や状況なら“まず自己紹介”、それ以外の場合は“なぜメールを送っているか”から始めましょう。

自己紹介
My name is Taro Yamada, and I am working at abc IT company Japan.

目的
I am writing this e-mail to ask for your assistance.

④目的詳細

こちらからは、具体的なメッセージを書きましょう。できるだけ丁寧な文章で短縮形などを使わずに書きましょう。

丁寧な文章の一例
We would appreciate it if you could forward this to us.

⑤ご返信お待ちしております

内容を書き終えたら、日本でいう”お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信お待ちしております”的な文章を入れましょう。

ご返信お待ちしております
I look forward to hearing from you.

⑥結びの言葉

色々な種類がありますが、丁寧な言葉を使っておけば問題ないです。コンマを忘れないように気をつけましょう。

フォーマルなメールの場合
Respectfully,
Cordially,
Yours truly,
Sincerely yours,
Yours faithfully,
Yours sincerely,
Kind regards,
With best wishes,
All the best,

少しフォーマルなメールの場合
With appreciation,
Always,
Best regards,
Best wishes,
Best,
Regards,
Sincerely,
Warm regards,
With regards,
Many thanks,
Warmly,
Most heartily,

カジュアルなメールの場合
With affection,
See you soon,
Take care
Bye for now,
Cheers,
Have a great day,

細かいニュアンスが載っているので、こちらもご参照ください。
Forbes (57 Ways To Sign Off On An Email)

⑦自分の名前

こちらは日本と同じですが、名前、部署、会社名などを記入しましょう。

一例
Taro Yamada
abc IT company Japan

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